TRẦN TUẤN

CLEVERCFO EDUCATION

Single post

Lập ngân sách

Đánh giá hiệu quả quy trình lập ngân sách qua bài trắc nghiệm

Hàng năm, cứ vào khoảng tháng 9, giám đốc bộ phận ngân sách sẽ gửi một email cho toàn thể công ty, long trọng tuyên bố mùa lên ngân sách đã bắt đầu. Bạn có thể nghe thấy tiếng rên đồng loạt của các cấp quản lý khi hồi tưởng lại những mùa ngân sách đã qua. Những tháng tiếp theo sẽ là những ngày dài vật vã với những con số gây mụ đầu.

Hầu hết các cấp quản lý ở các bộ phận đều ngán ngẩm việc lên ngân sách và xem nó như một sự phí phạm thời gian trong khi họ có hàng đống việc khác phải làm. Thật đáng buồn, đúng không? các công ty bỏ ra hàng ngàn giờ phác thảo, củng cố và tranh luận về ngân sách, để rồi cuối cùng, chúng chỉ là mớ giấy vô dụng với các cấp quản lý. Phản ứng thường thấy khi ngân sách rốt cục được phê duyệt là tiếng thở phào và bình phẩm: “Ơn trời, cuối cùng cơn ác mộng năm nay cũng đã qua. Bây giờ tôi có thể quay lại với công việc thực sự của mình rồi”

Tuy nhiên, ngân sách là yếu tố xác lập một công ty. Nó giúp phân bổ nguồn lực, đưa ra tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả hoạt động, có ảnh hưởng lớn với các chính sách quyền lợi; xác lập vị thế và quyền lực của một cá nhân – ngân sách của anh càng nhiều càng chứng tỏ anh quan trọng; là căn bản cho các báo cáo quản lý; và chi phối tất cả các hành vi và quá trình đưa ra quyết định liên quan đến quản lý và điều hành

Giả sử ngân sách doanh thu dự kiến năm tới của công ty bạn là 241,36 triệu Euro. Bạn sẽ đưa ra các quyết định gì dựa trên con số đó? Giả sử bạn là giám đốc bộ phận sản xuất của công ty, việc dựa trên con số này để chuẩn bị đủ lực lượng sản xuất nhằm bảo đảm đủ số lượng hàng trị giá 241,36 tỉ Euro là hợp lý. Nhưng chuyện gì sẽ xảy ra nếu doanh thu năm sau bị giảm? Nếu doanh thu chỉ đạt được 211 tỉ Euro, tức 87% doanh thu dự kiến, bạn sẽ ngồi thừ ra đó ngắm nhìn số máy móc hay nhân công bị đầu tư dư thừa.

Do đó, thay vì đưa ra con số chính xác là 241,36 triệu Euro, một bản kế hoạch ngân sách giả định doanh thu giao động trong khoảng dự đoán từ 210 đến 250 triệu Euro? Với tư cách giám đốc sản xuất, bạn sẽ nhìn vào khoảng dự đoán này và có thể cảm thấy khá tự tin rằng công ty có thể đạt được doanh thu ít nhất 210 triệu Euro. Từ đó bạn có thể lên kế hoạch chuẩn bị lực lượng để đạt được con số giả dụ là 215 triệu Euro, gần với mức dự đoán thấp nhất để giảm thiểu nguy cơ dư thừa lực lượng.

Tiếp theo, để bảo đảm sản xuất nếu doanh thu vượt quá 215 triệu, bạn có thể quyết định chọn hợp đồng với đối tác thứ ba ở bên ngoài. Bạn có thể phải trả cao hơn một chút cho các hợp đồng này, nhưng bạn chỉ phải trả nếu bạn cần sản phẩm, điều này sẽ đem lại tính linh hoạt cho kế hoạch và tạo được khoảng an toàn cho việc đạt chỉ tiêu. Ðiều này nghe có vẻ đơn giản hóa quá mức vấn đề, nhưng đó là một ví dụ cho thấy việc đặt ra các mức độ khác nhau trong kế hoạch và ngân sách có thể giúp đưa ra các quyết định thông minh và sáng suốt hơn.

Năm bước đơn giản sau đây sẽ giúp biến đổi ngân sách từ một mớ hỗn độn mang nặng tính hình thức và quan liêu thành một công cụ giá trị để biến chiến lược thành hành động và mang lại kết quả mong đợi.

  • Lên ngân sách theo cách bạn điều hành kinh doanh, không phải theo cách làm kế toán.
  • Tách ngân sách ra khỏi các chính sách lương, thưởng.
  • Mức độ chi tiết của ngân sách phải khớp với khả năng dự đoán của bạn.
  • Cập nhật ngân sách thường xuyên ứng với đánh giá tình hình kinh doanh gần nhất của công ty và thị trường nói chung.
  • Sử dụng ngân sách như công cụ hỗ trợ quá trình đưa ra quyết định chứ không phải để “trả treo” chỉ tiêu kinh doanh.

 

Quy trình ngân sách của công ty bạn có giúp công ty tối ưu hóa được nguồn lực phân bổ và có những chiến thuật thích ứng nhanh với những thay đổi của thị trường, hay nó chỉ là một bài thực hành khổ ải nhằm tạo ra hàng núi chi tiết mà lại rất ít tính thực tế? Bài trắc nghiệm trong file đính kèm sẽ giúp bạn trả lời câu hỏi này.

Trắc nghiệm lập ngân sách

Câu hỏi đánh giá hiệu quả của quy trình ngân sách

 

Tải file Excel: Câu hỏi trắc nghiệm ngân sách

Tải tài liệu về

Trần Tuấn

Nguồn tham khảo: David A. J. Axson – The Management Mythbuster

Write a Comment

Your email address will not be published. Required fields are marked *

27 + = 30